Umowa będzie ważna, jeżeli podpiszą ją podmioty uprawnione do reprezentacji spółek, w imieniu których działają. Generalny Wykonawca (GW) z pewnością zadba o to, żeby reprezentacja Podwykonawcy była prawidłowa. Zażąda wypisu z KRS, gdzie znajdują się wszystkie niezbędne informacje dotyczące tego, które osoby mogą podpisywać dokumenty w imieniu spółki.
Podwykonawca powinien sprawdzić, czy reprezentacja Generalnego Wykonawcy jest prawidłowa. Wystarczy znać numer KRS i wpisać go do internetowej wyszukiwarki podmiotów gospodarczych (link poniżej). W rejestrze znajdziemy wszelkie niezbędne informacje. Dowiemy się także, czy podmiot, z którym zawieramy umowę składa sprawozdania finansowe oraz czy nie jest wpisany do rejestru dłużników. Przed podpisaniem umowy „sprawdzenie” naszego kontrahenta w KRS powinno być pierwszą czynnością jaką podejmujemy. Zapewni to nam minimum bezpieczeństwa.
https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu?t:lb=t
Jeżeli już wiemy kto jest uprawniony do reprezentacji, to wystarczy dopilnować, aby osoby wpisane w rejestrze podpisały umowę.
Sytuacja nieco się komplikuje, gdy podpisujemy umowę z konsorcjum. Umowa najczęściej nie jest podpisywana przez wszystkich członków tylko przez jeden upoważniony podmiot. Podwykonawca powinien w takiej sytuacji zażądać pełnomocnictw od pozostałych członków konsorcjum upoważniających podmiot, który podpisuje umowę do dokonania tej czynności. Jest to bardzo istotne w przypadku ewentualnego sporu sądowego, ponieważ będziemy posiadać komplet dokumentów.
Jeżeli GW to konsorcjum, to trzeba ustalić, który z członków jest liderem, ewentualnie który jest uprawniony do reprezentowania pozostałych. Jeżeli konsorcjum składa się np. z pięciu członków, zbieranie podpisów od każdego z nich może bardzo utrudniać współpracę. Trzeba ustalić, na który podmiot mają być wystawiane faktury i na jaki adres mają być przesyłane. Te informacje powinny znaleźć się w treści umowy. Warto również dopilnować, aby w umowie znalazł się zapis o solidarnej odpowiedzialności członków konsorcjum.